واحد اداری، کارگزینی و دبیرخانه
واحد اداری، کارگزینی و دبیرخانه شهرداری لالجین
تسهیلگر فرآیندهای مدیریتی و اداری
واحد اداری، کارگزینی و دبیرخانه شهرداری لالجین بهعنوان یکی از ارکان کلیدی در سازماندهی و مدیریت فرآیندهای داخلی، مسئولیتهای متعددی را در راستای تسهیل فعالیتها و ارتقای کارایی واحدهای مختلف شهرداری بر عهده دارد. این واحد با مدیریت صحیح سرمایه انسانی و فراهم آوردن زیرساختهای مناسب، نقش مهمی در ارتقای انضباط سازمانی، گردش صحیح مکاتبات و تسریع روند انجام امور اجرایی در شهر جهانی سفال ایفا مینماید.
وظایف کلیدی واحد اداری، کارگزینی و دبیرخانه شهرداری لالجین
مدیریت امور اداری و سازمانی
- هماهنگی و نظارت بر کلیه امور اداری شهرداری، از جمله مدیریت جلسات، تصمیمات، و برنامهریزیهای روزانه.
- تنظیم و پیگیری دستور کار جلسات و ملاقاتهای داخلی و خارجی شهردار و مدیران ارشد.
- مدیریت مکاتبات داخلی و خارجی و نظارت بر ارسال و دریافت نامهها، درخواستها و مستندات اداری.
کارگزینی و امور پرسنلی
- اجرای فرآیندهای جذب، استخدام، آموزش و ارتقای شغلی کارکنان شهرداری.
- مدیریت سوابق کارکنان و ثبت اطلاعات پرسنلی، حضور و غیاب، مرخصیها و پاداشها.
- تهیه و تنظیم قراردادهای کاری و بررسی مسائل حقوقی مرتبط با کارکنان.
- پیگیری امور بیمه، مستمری و حقوق کارکنان و همچنین تهیه و ارسال لیستهای حقوقی به سازمانهای مربوطه.
مدیریت جلسات و نشستها
- برنامهریزی و هماهنگی برای برگزاری جلسات و نشستهای کاری، کمیسیونها و سمینارهای مختلف شهرداری.
- تنظیم صورتجلسات و پیگیری اقدامات بعد از جلسات.
- ایجاد آرشیو دقیق از نتایج جلسات و تصمیمات برای استفاده در آینده.
دبیرخانه و مدیریت اسناد
- مدیریت دبیرخانه شهرداری و نظارت بر ثبت و طبقهبندی دقیق اسناد و مدارک رسمی.
- پیگیری موارد مربوط به ارسال و دریافت نامهها و مدارک بهصورت الکترونیکی و فیزیکی.
- تدوین و نگهداری آرشیو اسناد مهم و طبقهبندی اطلاعات جهت دسترسی سریع و آسان.
نظارت بر امور رفاهی و خدمات کارکنان
- ایجاد و نظارت بر برنامههای رفاهی برای کارکنان شهرداری، از جمله برنامههای سلامت، سرگرمی و تفریحی.
- پیگیری مسائل مربوط به ایمنی، بهداشت محیط کار و شرایط رفاهی کارکنان.
ایجاد هماهنگی میان واحدهای مختلف شهرداری
- تسهیل فرآیند ارتباط و همکاری میان واحدهای مختلف شهرداری و مدیران ارشد.
- ارزیابی و بهبود روندهای اداری و کاری برای افزایش بهرهوری.
- همراستاسازی سیاستهای کاری در تمامی بخشهای شهرداری.
پیگیری امور مالی و اداری
- همکاری با واحدهای مالی و حسابداری برای انجام امور مالی و حقوقی کارکنان.
- ثبت و نظارت بر کلیه پرداختها و تسویهحسابها از جمله حقوق، بیمه و سایر مزایا.
ارتباطات و هماهنگی با سایر نهادها
- تعامل و هماهنگی با سازمانها، نهادهای دولتی و خصوصی بهمنظور تسهیل امور اداری و اجرایی شهرداری.
- برقراری ارتباط با ارگانهای دولتی برای هماهنگی اجرای پروژهها و برنامههای مشترک.
ویژگیهای واحد اداری، کارگزینی و دبیرخانه شهرداری لالجین
مدیریت یکپارچه امور اداری
واحد اداری شهرداری لالجین با ارائه راهکارهای منظم و یکپارچه، هماهنگی و تسهیل امور اداری را در کل شهرداری تضمین میکند.
پشتیبانی از فرایندهای انسانی
از آنجا که منابع انسانی مهمترین سرمایه هر سازمان است، این واحد بهطور مستمر بر فرآیندهای کارگزینی نظارت دارد و شرایط بهینه برای کارمندان را فراهم میآورد.
تمرکز بر بهرهوری و کاهش اتلاف زمان
این واحد با استفاده از سیستمهای مدیریتی مدرن، هدف اصلی خود را بر افزایش بهرهوری و تسریع در انجام امور قرار داده و فرآیندهای مختلف را بهینهسازی میکند.
ارتباط موثر با کارکنان و مدیریت
واحد اداری و کارگزینی در کنار نظارت بر عملکرد کارکنان، بهطور فعال در برقراری ارتباط مؤثر میان مدیریت شهرداری و کارکنان کمک میکند.
پشتیبانی از تصمیمگیریهای شهرداری
واحد دبیرخانه با ارائه اطلاعات دقیق، سریع و بهموقع از روند انجام امور، به تصمیمگیریهای صحیح و به موقع در سطوح مختلف مدیریتی کمک میکند.
نقش واحد اداری، کارگزینی و دبیرخانه در شهرداری لالجین
این واحد با مدیریت دقیق امور اداری، کارگزینی و دبیرخانه شهرداری لالجین، بستر لازم برای تسهیل جریان امور و ارتقای کارایی در نظام مدیریت شهری را فراهم میآورد. هماهنگی میان واحدهای مختلف شهرداری، مدیریت سرمایه انسانی و نظارت بر امور رفاهی کارکنان از جمله فعالیتهای اساسی این واحد است که به افزایش بهرهوری، پویایی سازمانی و ایجاد محیطی سالم و کارآمد در مجموعه شهرداری کمک میکند.
واحد اداری، کارگزینی و دبیرخانه شهرداری لالجین، با ارائه خدمات مدیریتی و پشتیبانی حیاتی برای فرآیندهای اداری و اجرایی، بهطور مستمر در جهت بهبود کیفیت عملکرد سازمان و رفع نیازهای شهروندان و پرسنل خدوم شهرداری گام برمیدارد. این واحد با مدیریت مؤثر منابع انسانی، ساماندهی اسناد و راهبری فرآیندهای اداری، نقشی کلیدی در ایجاد ساختاری منظم، شفاف و قانونمند در شهرداری لالجین ایفا مینماید.